Payroll merupakan aspek penting dari sumber daya manusia, terutama di perusahaan besar dimana ada banyak karyawan. Dengan komputerisasi paling departemen, itu hanya masuk akal untuk menggunakan teknologi untuk secara efisien dalam mengelola gaji . Maka dibutuhkanlah sebuah software payroll dan payroll outsourcing.
Perusahaan tumbuh untuk memperluas basis karyawan membutuhkan software HR Payroll profesional .Software Payroll mengotomatisasi proses membayar gaji kepada karyawan dan arus kas dalam mengurangi dokumen untuk departemen akuntansi. Software juga memastikan akurasi dalam jumlah komputasi dan menghilangkan kesalahan keuangan. Beberapa manajer HR menyukai membuat pergeseran ke sistem perangkat lunak penggajian, tapi masih ada beberapa yang berpendapat bahwa gaji outsourcing adalah pilihan yang lebih baik. Payroll outsourcing adalah proses pemberian seluruh pekerjaan dari gaji ke lembaga eksternal di mana Anda menghemat biaya kepegawaian dan tidak perlu maintenance.
Memilih software penggajian untuk penggunaan internal dan outsourcing seluruh proses untuk sebuah perusahaan eksternal adalah keputusan yang tidak mudah. Kedua alternatif ini saling eksklusif dan perlu penelitian menyeluruh. Ini adalah keputusan yang berdampak tinggi dan tidak dapat dibuat tanpa mempertimbangkan pro dan kontra dari kedua pilihan tersebut. Selain itu, salah satu tidak bisa mengandalkan pengalaman beberapa perusahaan lain atau profesional sebagai sifat, industri dan proses setiap perusahaan berbeda. Apa yang bekerja untuk satu perusahaan, mungkin atau tidak mungkin bekerja untuk beberapa perusahaan lain dan bagaimana software penggajian yang kuat dapat membantu Anda untuk menyimpan uang .Payroll Software vs Payroll Outsourcing
Tidak ada pemenang yang jelas antara dua pilihan. Itu benar-benar tergantung pada apa sebenarnya kebutuhan Anda dan yang dari dua pilihan ini memenuhi semua kebutuhan Anda. Untuk memutuskan pilihan mana yang terbaik untuk situasi Anda, ada beberapa point penting untuk dipertimbangkan:
- Anggaran Perusahaan
Kedua alternatif ini datang dengan mengatur sendiri biaya. Membeli software penggajian membutuhkan investasi dalam perangkat lunak serta pada pemeliharaan dan pelatihan. Sementara outsourcing, penghematan terutama dalam biaya bentuk kepegawaian. Anda membayar untuk layanan outsourcing, tetapi melawan ini Anda dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk melatih staf. Anda juga perlu mempertimbangkan gaji yang dibayarkan kepada karyawan untuk mengoperasikan software Payroll. Membayar vendor payroll outsourcing berarti biaya bulanan yang terus menerus sesuai dengan jumlah karyawan atau subscribe, yang akhirnya dapat melebihi biaya untuk membeli software penggajian.
Oleh karena itu, tergantung pada anggaran Anda, Anda dapat memutuskan untuk menerima satu kali biaya untuk membeli perangkat lunak atau Anda dapat memutuskan untuk membayar setiap bulan untuk agen outsourcing.
- Faktor Integrasi
Pertimbangan utama bagi kebanyakan perusahaan adalah kemampuan untuk mengintegrasikan penggajian dengan proses bisnis lainnya. Idenya adalah untuk mengurangi jumlah sistem yang berbeda digunakan oleh perusahaan dan mengakses sistem yang terintegrasi sebagai gantinya. Mengintegrasikan penggajian dengan fungsi SDM lainnya seperti penjadwalan, waktu dan kehadiran dapat mengurangi inefisiensi dan membuat administrasi yang kuat! Sebuah perusahaan baik dapat memilih untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi ini di rumah dan hanya outsource ke perusahaan yang menawarkan HR software terintegrasi all-inclusive.
- Data Manajemen
Sebuah perangkat lunak penggajian dapat menyimpan semua data dari rincian bergabung dengan karyawan untuk nya pensiun. data historical dari gaji sangat penting bagi seorang manajer HR. Bagaimana mudah adalah rincian tersebut tersedia saat dibutuhkan adalah pertanyaan nyata yang membantu menjawab pertanyaan dari software Payroll atau Payroll outsourcing? Jika Anda Outsource gaji, Anda mungkin harus menunggu selama beberapa jam atau hari kerja untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Di sisi lain, software payroll akan berarti bahwa Anda akan memiliki data ketika Anda membutuhkannya tanpa melalui kesulitan memanggil vendor Payroll outsourcing lewat email Anda. Mengekspor data dari perangkat lunak penggajian sangat mudah dan dapat membantu para manajer SDM membuat keputusan lebih cepat.
- Pelatihan Karyawan
Jika Anda sudah memiliki karyawan yang menangani gaji, Anda perlu mempertimbangkan seberapa cepat mereka dapat belajar menggunakan software penggajian. Proses penggajian membutuhkan perhitungan rumit seperti gaji pokok, tunjangan hari tua, pajak, BPJS, Cuti, lembur, insentif dll. Memahami semua fungsi pada perangkat lunak penggajian dibayar dapat memakan waktu. Selain itu, setiap kali seorang karyawan terlatih berhenti perusahaan, Anda akan perlu untuk berinvestasi dalam pelatihan karyawan baru. Selain itu, karyawan juga perlu mempertimbangkan kemungkinan pembaruan dalam software, yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan selama periode waktu.
Juga, jika Anda tidak memiliki orang yang dapat mengambil tanggung jawab dari gaji pada perangkat lunak, maka itu adalah pilihan yang jelas untuk melakukan outsourcing. Daripada menghabiskan sumber daya pada pelatihan, outsourcing menjadi pilihan cerdas.
- Faktor Resiko
Meskipun setiap bisnis ingin menjaga risiko minimal, setiap bisnis memiliki tingkat yang berbeda dari toleransi risiko. Untuk menerima tingkat risiko yang berbeda dapat membantu Anda menentukan apakah untuk melakukan outsourcing atau dengan sistem in-house. Ketika memilih Software in House, selalu ada risiko menabrak komputer dan kehilangan data dalam kasus perangkat lunak berbasis instalasi. Anda mungkin tidak memiliki sumber daya untuk mempertahankan cadangan off-situs data Anda. Ini dapat dihilangkan dengan baik outsourcing ke perusahaan yang memiliki fasilitas perlindungan data atau pindah ke SAAS perangkat lunak berbasis yang dapat memberikan perlindungan data.
Memiliki kehilangan data dianggap, di sisi lain, kita juga perlu melihat ke dalam pencurian data yang mungkin ketika outsourcing. Selain itu, jika Anda merasa bahwa data penggajian Anda sensitif, maka Anda mungkin tidak nyaman berbagi dengan perusahaan outsourcing. Berikut adalah hal-hal yang harus Anda ketahui sebelum membeli software penggajian
Ketika membuat keputusan berkaitan dengan gaji, hati-hati mempertimbangkan faktor-faktor yang disebutkan di atas. Setelah mengevaluasi pro dan kontra dari kedua pilihan ini dalam kaitannya dengan perusahaan dan kebutuhan Anda sendiri, Anda akan dapat membuat keputusan yang tepat untuk diri sendiri atau Anda dapat menghubungi analis kami di Ruhi Desain untuk mendapatkan rekomendasi dalam pemilihan software yang anda inginkan .
